Глисон К. Оптимизация Персональной Деятельности: как организовать свой труд, чтобы делать больше, а работать меньше

Очевидные вещи замечают только тогда, когда о них сказано просто.
Капип ГибранВам постоянно не хватает времени?
У вас чересчур много дел?
Вас подавляет все, с чем вы сталкиваетесь в офисе?
Вас постоянно одолевают горы бумаг?
Вам не хватает времени, чтобы выполнить все, что вы хотите?
Приходится ли вам работать сверхурочно, вечерами, в выходные дни, чтобы доделать то, что не сделано в рабочее время?
Вы испытываете стрессы из-за недоделок?
Вы не можете наладить свою жизнь и работу из-за постоянных авралов и перегрузок?
Вы удивляетесь, когда вам удается добиться своего в жизни и на работе?
Вы хотели бы эффективнее использовать свое время и работать продуктивнее?
Вам хотелось бы почаще иметь передышки в работе и брать отпуск?На все эти вопросы большинство людей уверенно отвечают «да». Если и вы отвечаете «да», могу вас приятно удивить: эти проблемы можно решить. Вы в состоянии успеть то, что важно для вашей работы, и еще найти время для себя и своей семьи.Книга является русским переводом всемирно известной программы оптимизации персональной деятельности Керри Глисона, основателя и президента Института технологии бизнеса (Institute for Business Technology). Программа представляет собой свод простых правил и принципов поведения, помогающих увеличить личную продуктивность труда и изменить стереотип организации рабочего и личного времени, гарантируя его экономию — до одного месяца в год. Выполнение рекомендаций автора программы позволяет улучшить качество жизни. Книга уже переведена на 17 языков мира. Она может быть полезна руководителям крупных компаний, работникам мелкого и среднего бизнеса, госслужащим, секретарям и учащимся. Москва, 2001 г. , 155 с.Содержание
Предисловие
От автора
Введение:
Программа оптимизации персональной деятельности: восполнение пробелов
Источник проблемы
Как мы справляемся?
Обратимся к деталям
Пора восполнять пробелыСделайте это сейчас же!
Обзор первой главы
В чем сила ОПД
Начните с вашего стола или рабочего места
Не откладывайте в долгий ящик
Не все можно и нужно делать сейчас же
Пусть решительность станет вашим рабочим навыком
Превратите принцип Сделайте это сейчас же в свой рабочий навык
Качество
Дисциплина
Выводы и рекомендацииОрганизуйте это сейчас же!
Обзор второй главы
О воспитании солдат
Долой беспорядок!
Откуда берется беспорядок?
Кому нужен беспорядок?
С глаз долой?
Не пренебрегайте мелочами
Начните с главного
Оснащение вашего офиса
Следите за новинками офисного оборудования
Размещение бумаг на вашем рабочем месте
Рабочие материалы
Система хранения материалов, касающихся долгосрочных работ
Организация рабочих материалов
Архивные материалы
Как обеспечить эффективность вашей системы хранения информации
Систематизация и маркировка
Электронные файлы
С чего начать: операционная система
Создайте резервную копию своего жесткого диска
Имена файлов в компьютере
Компьютер должен сам отыскивать документы
Работа с электронной почтой
Компьютер и факс
Рекомендации по организации документов, пересылаемых с помощью электронной почты и факса
Создание и организация адресной книги для вашей электронной почты
Организация компьютерного «рабочего стола» для доступа к программам и файлам
Организация других средств
Резюме
Выводы и рекомендацииДелайте это регулярно
Обзор третьей главы
Расписывайте свое время
Электронный график затрат времени
Борьба с переизбытком информации
Содержимое корзины для входящей информации
Группируйте рутинные операции
Планируйте работу и избегайте необходимости постоянно принимать решения
Закон Паркинсона и распределение времени
Отрезки времени
Выделение времени на телефонные переговоры
Электронная почта
Рациональное использование электронной почты
Сокращение объема сообщений, передаваемых по электронной почте
Способы оптимизации работы с электронной почтой
Почта и деловые записки
Использование Интернета
Поиск в Интернете
Чтение
Еженедельные беседы один на один
Повысьте эффективность совещаний
Перестаньте отвлекаться
Стоит ли соблюдать эти правила?
«Ловушки» и метод «проб и ошибок»
Выводы и рекомендацииПланируйте сейчас же!
Обзор четвертой главы
Цель планирования
Принципы планирования
Обозначьте приоритеты в управлении
Распределение времени
Программа ОПД и процесс планирования
Планирование на день
Планирование на неделю
Ведение ежедневника и процесс месячного планирования для руководящих работников
Планирование работ по теме
Критерии необходимости составления плана работ по теме
Разработка технологической карты
Планирование с использованием компьютера
Стратегическое планирование
Цели
Личные цели
Оценки
Личные ценности
Мы становимся такими, какими хотим себя видеть
Выводы и рекомендацииКонтроль за ходом исполнения работ
Обзор пятой главы
Настойчивость
Перестаньте запоминать
Постоянные заботы и время
Формируйте эффективные системы контроля
Бумажный контроль
Журнал
Календарные системы
Электронные системы контроля за ходом выполнения работ
Совместное использование бумажных и электронных календарных систем
Персональные электронные записные книжки, портативные и карманные компьютеры
Рабочие группы
Групповое программное обеспечение
Контроль за исполнением работ и распределение обязанностей
Исключения из правила
Дублируйте свои информационные системы
Сделайте контроль составной частью рабочего процесса
Выводы и рекомендацииДелайте хорошо сразу!
Обзор шестой главы
Корни программы ОПД
Кайзен
Программа ОПД — практическое средство повышения качества работы
4С
Изучение потребностей клиентов
Эталонное тестирование
Превентивный подход
Неуклонное совершенствование
Постепенность изменений
Программа ОПД и реорганизация
Реорганизация и технология
Выводы и рекомендацииМенеджер, решающий вопросы на месте
Обзор седьмой главы
Управление, приближенное к исполнителю
Пример управления на рабочем месте исполнителя
Почему управление на рабочем месте исполнителя так эффективно
Личное общение
Метод календарного контроля
Выдача заданий подчиненным
Что делает руководитель, решающий вопросы на месте?
Концентрируйте внимание на рабочем процессе
Создание рабочих групп
Не засиживайтесь за рабочим столом
Начните с самого себя
Электронные средства, облегчающие управление на рабочем месте исполнителя
Управление на рабочем месте исполнителя и альтернативный офис
Еще немного об управлении на рабочем месте исполнителя
Выводы и рекомендацииДелайте это сейчас же, где бы вы ни были!
Обзор восьмой главы
Изменение условий работы в офисе
Что представляет собой РМНП?
Намеревается ли ваша компания организовать РМНП?
Роль руководства в успешном переходе к использованию РМНП
Оборудование, необходимое для перехода к использованию РМНП
Программа ОПД и переход к использованию РМНП
Программа ОПД в процессе перехода к РМНП
Рациональная структура информации — залог успеха
Молекулы или электроны? Одно из двух
Эффективность управления и обеспечения
Распространенные проблемы, с которыми сталкиваются люди, работающие на РМНП
Голосовая почта
Электронная почта
Разные проблемы, которые возникают в офисе, использующем РМНП
Разные проблемы, которые возникают в домашнем офисе, использующем РМНП
РМНП в мобильном офисе
Выводы и рекомендацииЗаймитесь обеспечением сейчас же!
Обзор девятой главы
Энтропия
Поддержание системы в порядке и рабочий цикл
Облегчайте себе жизнь
Должно ли обеспечение работ стать первостепенной задачей?
Обеспечение и принцип Сделайте это сейчас же
Сделайте обеспечение работ привычкой
Обеспечение и разъезды
Превентивное обеспечение
Обеспечение и постоянный прогресс
Периодическое наведение порядка на рабочем месте
Минимум обеспечения
Если все летит в трубу
Выводы и рекомендации
Эпилог: Станьте хозяином своих привычекПриложения
Перечень условий успешного проведения совещаний
Причины потерь времени
Список сокращений